議事録・資料づくりを自動化するCopilot×Notion AIの設定手順｜評価される資料に変える使い方【会社員向け】

💡 この記事の結論

議事録の自動化は、会議を要約するCopilotとメモを資料に育てるNotion AIを役割分担させると、文字起こしから資料化まで一本の流れになります
AIが作るのは文字起こしの要約まで。評価される資料に変えるのは、結論を先頭に置く・誰がいつ何をするか明確にする人間側のひと手間です
日本企業の生成AI業務利用率は55.2%、用途最多は資料作成補助で32.1%。ここを早くきれいに回せると職場での評価につながります

この記事の結論（先に3行）

結論から3行でお伝えします。

議事録づくりの自動化は、「会議を要約してくれるCopilot（マイクロソフトの業務AI）」と「メモを整理して資料に育てるNotion AI（情報管理ツールのAI）」の2つを役割分担させると、文字起こしから資料化までが一本の流れになります。1つのツールで全部やろうとするより、はるかに楽です。
ただし、AIが作るのは「文字起こしの要約」までです。これを上司やお客様に評価される資料に変えるのは、結論を先頭に置く・誰がいつ何をするかを明確にする、といった人間側のひと手間です。本記事はその手順とコツを具体的に説明します。
日本企業で生成AIを業務に使っている割合は55.2%で、用途で最も多いのが「メール・議事録・資料作成等の補助」で47.3%です（総務省令和7年版情報通信白書）。つまり多くの職場が、まさに議事録・資料づくりからAIを使い始めています。ここを早く・きれいに回せると、それ自体が職場での評価につながります。

先に提示する一次データ

企業の生成AI業務利用率 55.2%／用途最多「メール・議事録・資料作成等の補助」47.3%（出典：総務省「令和7年版情報通信白書」企業におけるAI利用の現状）

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この記事でわかること

Copilot（マイクロソフトの業務AI）とNotion AI（情報管理ツールのAI）の役割分担
Teams会議の議事録を自動でつくる具体的な設定ステップ
2つのツールをつないで「会議 → 議事録 → 資料」まで運ぶフローと、コピペで使える指示文の例
ただの文字起こしを「評価される資料」に変える4つのコツ
このスキルが転職市場で持つ価値と、面接での語り方
機密情報の扱いなど、つまずきやすい失敗例と注意点
よくある質問（FAQ）5問

専門用語の言い換えを先にお伝えします。

Copilot（コパイロット）＝マイクロソフトのWord・Teams・Outlookなどに組み込まれた業務用のAI。会議の文字起こしと要約が得意です
Notion AI（ノーションエーアイ）＝メモ・資料・データベースをまとめて管理できるツール「Notion」に組み込まれたAI。集めた情報を整理して文章に育てるのが得意です
文字起こし（トランスクリプション）＝会議の音声を、しゃべった言葉そのままの文字にすること
プロンプト＝AIへの命令文・指示文

CopilotとNotion AIは「文字起こし役」と「資料に育てる役」で分ける

議事録の自動化でつまずく一番の原因は、1つのツールに全部やらせようとすることです。会議を聞かせて、要約させて、体裁を整えて、関連情報も足して……と欲張ると、どのツールも中途半端になります。

そこで、2つのAIに役割を分けて持たせます。

役割	担当ツール	得意なこと	苦手なこと
会議を聞いて文字起こし・要約する	Copilot	Teams会議の自動文字起こし、決定事項とToDoの抽出	過去のメモや別資料と横断してまとめること
集めたメモを資料に育てる	Notion AI	要約の整形、過去メモとの統合、フォーマット統一	会議そのものを聞いて文字起こしすること

Copilotは、Teams会議に同席して音声を文字にし、終わったら自動で要約を作ってくれます。会議の「録音と要約」に強いツールです。

一方Notion AIは、会議を直接聞く役ではなく、集まった情報を整える役です。Copilotが吐き出した粗い要約を受け取り、決まったフォーマットに整え、過去の会議メモや関連資料とつなげて、配れる状態の資料に育てます。

この分担にすると、「会議が終わった瞬間に粗い議事録ができていて、それを資料に仕上げる作業だけが残る」という状態になります。ゼロから議事録を書く時間がまるごと消えるイメージです。

Notion AIにも会議メモ機能はある

補足すると、Notion AIにも「AIミーティングノート」という、会議を録音して要約まで作る機能があります（Notion Help Center「AI Meeting Notes」）。Teamsを使わない打ち合わせや、対面の会議ならこちらが便利です。

つまり厳密には「Copilotでないと議事録が取れない」わけではありません。ただ、Teams会議が中心の職場ならCopilotで取り、資料化はNotionに寄せるのが現実的です。自分の職場の会議がどこで行われているかで、入口のツールを選んでください。

議事録を自動でつくる設定ステップ（Teams×Copilot）

ここからは、Teams会議の議事録をCopilotで自動化する具体的な手順です。お使いの会社のライセンス設定によって画面が多少違う場合がありますが、流れは共通です。

ステップ1：会議の文字起こしをオンにする

Teams会議中、画面上部の「…（その他）」から「記録と文字起こし」→「文字起こしを開始」を選びます。これでしゃべった内容が文字になり、Copilotが要約できる材料がそろいます。

ここが抜けると、後でCopilotに「要約して」と頼んでも材料がなく動きません。まず文字起こしをオンにするのが起点です（出典：Microsoft サポート「Microsoft Teams 会議で Copilot を使用する」）。

ステップ2：会議後の自動要約（Intelligent Recap）を確認する

会議が終わると、Copilotが自動で要約・決定事項・ToDo（やるべきこと）・章立てを作ってくれます。この自動要約は「Intelligent Recap（インテリジェントリキャップ）」と呼ばれ、Teamsの会議詳細画面から確認できます。

ここで一度、内容が事実とずれていないかをざっと目で追ってください。AIの要約は便利ですが、聞き間違いや取り違えが残ることがあります。

ステップ3：Copilotに自分の型で要約し直してもらう

自動要約のままでも使えますが、自分の職場のフォーマットに寄せたいときは、会議画面のCopilotに指示を出します。たとえば次のように頼みます。

この会議の内容を、次の形式でまとめてください。
1. 決定事項（箇条書き・最大5件）
2. 未決の論点（誰が・いつまでに決めるか）
3. ToDo（担当者名・期限・内容を1行ずつ）
4. 次回までに各自が準備すること
専門用語はそのまま残し、推測は入れず、会議で発言された内容だけを使ってください。

「推測は入れず、発言された内容だけ」と添えるのが大事です。これがないと、AIが場を埋めるために、言っていないことを補ってしまうことがあります。

ステップ4：要約をコピーしてNotionに渡す

できあがった要約をコピーして、次の章でNotion AIに整えてもらいます。ここまでが「文字起こし役」のCopilotの仕事です。

2026年現在、Teamsで本格的なCopilot機能を使うにはライセンス費用がかかります。会社契約のことが多いので、自分のTeamsでCopilotのアイコンが出ない場合は、情報システム部門に「Copilotが有効か」を確認してください（参考：ailead Blog「Teams Copilot 議事録を自動作成する方法」）。

2ツール連携で「資料化」まで運ぶフローと指示文の例

Copilotの要約を受け取ったら、Notion AIで配れる資料に育てます。全体の流れはこうです。

[Teams会議]
   ↓ Copilotが自動で文字起こし・要約（決定事項・ToDo）
[粗い議事録]
   ↓ コピーしてNotionのページに貼り付け
[Notion AIで整形]
   ↓ フォーマット統一・過去メモと統合・抜け漏れチェック
[配れる資料]

Notion AIへの指示文の例

Notionの新しいページに、Copilotの要約を貼り付けます。そのページでスペースキーを押すか「AIに依頼」を選び、次のように指示します。

上の議事録を、社内共有用の資料に整えてください。
- 冒頭に「この会議で決まったこと」を3行以内で要約
- 次に「決定事項」「保留事項」「ToDo（担当・期限つき）」の3つの見出しで整理
- 同じプロジェクトの過去の議事録ページと矛盾がないか確認し、矛盾点があれば末尾に「要確認」として列挙
- 敬体（です・ます）で統一し、社外の人が読んでも分かる言葉にする

Notion AIの強みは、そのページだけでなく、Notion内にある過去のメモや関連ページも見て整理できる点です。「前回こう決めたはずなのに、今回ずれている」といった食い違いを拾えるのは、会議の音声しか持っていないCopilotにはできないことです。

毎回同じ形にしたいなら「カスタム指示」を登録する

Notion AIには2026年3月のアップデートで「カスタム指示」機能が加わり、要約の構成やフォーマットをあらかじめ登録しておけるようになりました（出典：Notion 公式サイト）。一度チームの型を登録すれば、毎回同じ指示を打たなくても、同じフォーマットの議事録が出てきます。

「毎週の定例会議の議事録」のように繰り返す会議ほど、この設定が効いてきます。

ただの文字起こしを「評価される資料」に変える4つのコツ

ここが本記事の核心です。AIが作るのは要約までで、そこから先は人の仕事です。同じ会議でも、出てくる資料が「ただの文字起こし」で終わる人と、「読んで動ける資料」になる人がいます。違いは次の4点です。

コツ1：結論を先頭に置く

AIの要約は時系列で並びがちです。会議で話した順に「Aさんが発言、次にBさんが発言」と続くと、読む側は最後まで読まないと結論にたどり着けません。

評価される資料は逆です。「この会議で決まったこと」を一番上に置くだけで、上司は3秒で要点をつかめます。Notion AIへの指示で「冒頭に3行要約」を入れているのは、このためです。

コツ2：「誰が・いつまでに・何を」をそろえる

ToDoが「資料を準備する」だけだと、誰がやるのか分からず宙に浮きます。評価される議事録は、担当者名・期限・内容の3点が必ずそろっています。

AIに「担当・期限つきで」と指示し、空欄になった部分は会議の記憶を頼りに人が埋めます。この一手間で、議事録が「次の行動が動く文書」に変わります。

コツ3：決まったことと、決まっていないことを分ける

会議では「決まったこと」と「持ち越したこと」が混ざります。これを分けずに並べると、読む人は何が確定で何が未確定か分かりません。

「決定事項」と「保留事項」を別の見出しに分けるだけで、資料の信頼度が上がります。

コツ4：社外の人が読んでも分かる言葉にする

社内の略語や、その場にいた人にしか分からない言い回しは、後で読む人を迷わせます。Notion AIに「社外の人が読んでも分かる言葉に」と指示しておくと、内輪の表現がならされます。

筆者の考察： 議事録の自動化で本当に差がつくのは、ツールの設定ではなく「AIに任せる部分」と「人が責任を持つ部分」の線引きだと感じています。AIは要約と整形までは驚くほど速い。けれど「この会議で一番大事だったのは何か」を決めるのは、その場にいた人にしかできません。自動化を入れた人ほど、浮いた時間を「要点を見極める」ことに使えるかどうかで、評価が分かれていくと考えています。自動化はゴールではなく、頭を使う時間を取り戻す手段です。

このスキルの市場価値と、面接での語り方

「議事録の自動化なんて、評価につながるの？」と思うかもしれません。ですが、思っている以上に語れる材料になります。

総務省のデータが示すとおり、生成AIの業務利用で最も多い用途が「メール・議事録・資料作成等の補助」です。つまり多くの職場が、まさにこの領域でAIを使い始めています。ここを設計して回せる人は、職場で重宝されます。

転職や評価面談で語るときは、ツール名を並べるのではなく、業務がどう変わったかを数字と手触りで話すのがコツです。

ある営業職のAさん（※編集部が想定したペルソナです）の場合、こう語れます。

「週3回の定例会議の議事録に、毎回40分ほどかけていました。TeamsのCopilotで文字起こしと要約を自動化し、Notion AIで過去の議事録と突き合わせて資料化する流れを組んだところ、1回あたり10分ほどに短縮できました。空いた時間は提案書の作り込みに回しています。自動化で終わらせず、結論を先頭に置く・担当と期限をそろえる、という整え方をルール化したのが効きました。」

面接官が知りたいのは「どんなツールを使ったか」より「業務をどう設計し直したか」です。何分かかっていたものが何分になったか、空いた時間を何に使ったかまで言えると、AI活用が一気に説得力を持ちます。

このあたりの「AI活用を職務経歴書や面接でどう数字にするか」は、AIの成果を職務経歴書に書く方法で詳しく扱っています。あわせて、毎日の定時退社につながる自動化ルーティンはAIで定時に帰る業務ルーティンを参考にしてください。

なお、こうしたAIスキルを軸に転職を考えるなら、求人の中で「AI活用」がどう評価されているかを実際の募集要項で見ておくと、語る材料が具体化します。総合型の転職サービスdodaでは、事務・企画系の求人でもAI活用経験を歓迎する募集が増えています。まず自分の経験がどんな求人とつながるかを眺めてみる、くらいの軽い気持ちで構いません。

失敗例・注意点｜機密情報の扱いを最優先に

便利な一方で、議事録の自動化には注意点があります。企業メディアがあまり踏み込まない、現場で本当に気をつけるべき点をお伝えします。

失敗例1：機密情報をそのままAIに貼り付ける

最も多く、最も重いのがこれです。会議には、取引先の名前・金額・人事に関わる話など、外に出せない情報が含まれます。会社が許可していないAIサービスに議事録を貼り付けると、情報漏えいにつながりかねません。

実際、海外の大手電機メーカーでは、従業員が社内会議の議事録を外部のAIに要約させたことなどがきっかけで、生成AIの社内利用を一時禁止する事態になりました（参考：AeyeScan「生成AIの活用で起こる情報漏洩」）。

対策はシンプルです。会社が業務利用を認めているAI（多くは会社契約のCopilotや、会社管理下のNotion）だけを使うこと。個人のアカウントで会議内容を扱わないことです。総務省・経済産業省の「AI事業者ガイドライン」でも、機密情報の取り扱いに合理的な対策を講じることが求められています（出典：経済産業省・総務省「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」）。

失敗例2：要約を確認せず、そのまま配ってしまう

AIの要約は、聞き間違いや取り違えが残ることがあります。決定事項や金額・期限が事実とずれたまま配ると、後で大きな手戻りになります。配る前に、決定事項と数字だけは必ず人の目で確認する習慣をつけてください。

失敗例3：録音の同意を取らない

会議を文字起こし・録音するときは、参加者に知らせるのが基本です。とくに社外の人が入る会議では、事前にひとこと伝えておくとトラブルを避けられます。

失敗例4：自動化しただけで満足してしまう

文字起こしと要約を自動化しても、時系列の羅列をそのまま配っていては、評価される資料にはなりません。前章の4つのコツ（結論を先頭に・担当と期限・決定と保留を分ける・社外でも分かる言葉に）を必ず通してから配ることが大切です。

まとめ

要点を3行でまとめます。

議事録の自動化は、Copilotで文字起こし・要約 → Notion AIで資料に整形、と役割を分けると一本の流れになります。
AIが作るのは要約まで。結論を先頭に・担当と期限をそろえる・決定と保留を分ける、の人間側のひと手間が「評価される資料」を作ります。
最優先の注意点は機密情報の扱い。会社が認めたAIだけを使い、配る前に決定事項と数字を人の目で確認することです。

この流れを支える土台として、CopilotをWord・Outlook・Excelまで広げて使いこなす方法はMicrosoft 365 Copilotの実務活用で、複数のAIを職種別に使い分ける全体像は2026年版会社員のAI使い分けマップで解説しています。

よくある質問（FAQ）

Q1. CopilotとNotion AIは、両方とも有料ですか。 A. どちらも本格利用には有料プランが必要です。Teams中心のCopilotは会社契約のことが多く、自分のTeamsでアイコンが出ない場合は情報システム部門に確認してください。Notion AIはビジネスプラン（月額3,150円。年払い時の月額換算で、月払いは3,800円）から本格利用でき、無料・プラスプランでも体験版として議事録機能の基本部分が使えます（出典：Notion 公式サイト）。

Q2. Teamsを使っていない職場でも、議事録は自動化できますか。 A. できます。Notion AIの「AIミーティングノート」は、会議を録音して要約まで作れるので、対面の打ち合わせやTeams以外の会議でも使えます（出典：Notion Help Center「AI Meeting Notes」）。入口をNotionに寄せる形になります。

Q3. AIの要約は、どこまで信用していいですか。 A. 要約の「構成」は信用してよいですが、「決定事項・金額・期限などの数字」は必ず人が確認してください。AIは聞き間違いや取り違えを残すことがあります。配る前のチェックを習慣にすると安全です。

Q4. 過去の議事録とまとめて管理したいのですが、どうすればいいですか。 A. Notionで議事録ページを1つのデータベースにまとめ、プロジェクト名や日付で並べると検索しやすくなります。Notion AIはそのデータベース内を横断して整理できるので、「前回の決定事項と矛盾がないか」のチェックも頼めます。

Q5. 議事録の自動化スキルは、本当に転職で評価されますか。 A. ツールを使えること自体より、「何分かかっていた業務を何分にしたか」「空いた時間を何に使ったか」を数字で語れることが評価されます。生成AIの業務利用で最多の用途が議事録・資料作成（47.3%）であるぶん、ここを設計して回せる人は重宝されます。語り方はAIの成果を職務経歴書に書く方法を参考にしてください。

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あなたの職場では、議事録づくりにどれくらいの時間がかかっていますか。もし「毎回1時間以上かけている」なら、まずTeamsの文字起こしをオンにするところから試してみてください。コメントで、あなたの会議の困りごとも教えていただけたら嬉しいです。

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