事務職のChatGPT活用10事例【1日1時間の時短】

💡 この記事の結論

結論から3行でお伝えします。

この記事は、一般事務・営業事務・総務・秘書を主役ペルソナに置いています。

以下の条件で、取引先へのメールを作成。
- 件名：請求書送付のご連絡
- 相手：〇〇株式会社 〇〇様
- 内容：請求書を添付送付
- 返信期限：〇月〇日
- 文体：ビジネスフォーマル、150字以内

以下の会議録音文字起こしから、以下を抽出：
- 決定事項
- ToDo（担当者・期限）
- 保留事項
- 次回アジェンダ候補
400字以内でまとめてください。

5人の関係者のスケジュール候補（添付）から、
全員参加可能な日時を3つ抽出。
優先順位（所要時間1時間・午前優先）で並べ、
調整メール文面も作成。

Excelで以下のデータを集計する関数を教えてください：
- 売上シートから、商品カテゴリ別の月次売上合計
- 前月比をパーセンテージで表示
- 特定の閾値を下回ったら赤字表示
ExcelのSUMIFS・VLOOKUP・条件付き書式を使った式を提案。

以下のテーマで、10枚のPowerPoint構成案を作成：
- テーマ：当社新サービスの部内勉強会
- 対象：営業部20名
- 時間：30分
- 含めるべき要素：サービス概要・競合比較・使い方・FAQ
各スライドの見出し・要点・ビジュアル案を提示。

以下の顧客問い合わせに対する回答文を作成：
- 顧客：〇〇様（当社サービス利用3ヶ月）
- 質問：〇〇
- 当社ポリシー：〇〇（添付規程参照）
- トーン：丁寧で親身、180字以内

以下の契約書から、当社にとって要注意の条項を5つ抽出。
各条項のリスクを高・中・低で判定し、
修正推奨があれば具体的な文言も提案してください。
※最終判断は法務部門の確認が必要です。

以下の日本語メールを英語のビジネスメールに翻訳：
- 相手：〇〇社（米国）
- 内容：〇〇
- トーン：フォーマル
単なる翻訳ではなく、英語圏のビジネスマナーに
合わせた表現で。

以下の出張条件でチェックリスト作成：
- 出張先：大阪
- 日程：〇月〇日（1泊2日）
- 目的：顧客訪問×2社、社内ミーティング×1
準備すべきもの、確認事項、予約すべきもの、
時系列でチェックリスト化。

社内規程（添付）から、以下の質問に該当する条項を抜粋し、
わかりやすく要約して回答：
- 質問：育児休業の取得条件と申請手続きは？
条項番号も含めて答えてください。

10事例のうち特に成果の出た3つを「課題→プロンプト→成果」の形式で記載。

個人名・金額・社内機密は必ず伏字化してから投げる。法人プラン推奨。

事務業務の誤字・金額ミスは大きな問題になります。必ず人間が確認。

チームメンバーに自分のプロンプトテンプレを共有すると、評価が大きく上がります。

使えます。ただし長文処理・ファイル添付・最新モデルを使うならPlus契約推奨。

上がります。AI活用実績があればAI推進アシスタント等のポジションで+50〜100万が現実射程。

定型メール（事例1）が最も効果実感が早い。1日で時短効果を感じられるのでモチベーションが上がる。

Excelの関数が使えない場合はChatGPTに式を教えてもらうのが正解。Excel＋AIの組み合わせが最強。

大丈夫です。AIが翻訳・校正をしてくれるので、日本語で指示→英語で出力の運用が可能。